Der steinige Weg, SAFe® in Jira zu implementieren – und wie es mit Agile Hive mühelos gelingt

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Wir wissen: Scrum Master haben alle Hände voll zu tun. Falls du dich fragst "Womit denn eigentlich?” – das Bild hier fasst die Aufgabenbereiche eines Scrum Master ganz gut zusammen.

"What is a scrum master?", Atlassian.com

Bleiben wir noch ein Weilchen bei Scrum Mastern. Max Rehkopf von Atlassian definiert die Rolle eines Scrum Masters folgendermaßen (überspringe diesen Absatz, falls dir das alles bereits ein Begriff ist): "Scrum Master sind die Moderator*innen von Scrum, dem leichtgewichtigen agilen Framework mit dem Schwerpunkt auf zeitlich begrenzten Iterationen, den Sprints. Scrum Master fungieren als Moderator*innen und Coaches für den Rest des Teams. Sie sind “servant leaders”, wie es im Scrum Guide heißt. Gute Scrum Master sind der Scrum-Grundlage und den Scrum-Werten verpflichtet, bleiben aber flexibel und offen für Möglichkeiten, mit denen das Team seine Arbeitsabläufe verbessern kann."

Scrum Master haben also eine Vielzahl verschiedener Aufgaben, mit denen sie agile Teams unterstützen. Gerade die Verbesserung von Arbeitsabläufen ist dabei sehr wichtig. Und mit den richtigen Tools kann diese Aufgabe zum Kinderspiel werden.

Viele agile Unternehmen nutzen beispielsweise Jira, um ihre Projekte zu managen und Probleme zu verfolgen. Das ist zwar ein guter Anfang, doch leider deckt Jira oftmals nicht alle Bedarfe, die agile Organisationen haben – erst recht nicht, wenn es um skalierte Agilität geht. Als Lösung werden daher oft Jira-Plugins herangezogen. Doch auch sie schließen die Lücke, die zwischen den Bedürfnissen eines agilen, skalierten Unternehmens und den Funktionen der Tools klafft, nicht vollständig. Im Folgenden werden wir auf diese Lücke eingehen, also auf die Diskrepanz zwischen dem, was Jira-Plugins anbieten und dem, was tatsächlich benötigt wird. Im Anschluss daran werden wir dir eine Lösung vorstellen, mit der du in Jira tatsächlich problemlos agil arbeiten kannst.

Einige Hintergrundinformationen zu Scaled Agile

Das Scaled Agile Framework (SAFe®) wurde 2011 in seiner ersten Version veröffentlicht. Seine Schöpfer, Dean Leffingwell und Drew Jemilo, arbeiteten an der Entwicklung einer Methodik, die sich von den damaligen Projektmanagement-Praktiken unterschied. Denn die Geschwindigkeit, mit der sich die Marktbedingungen und der Wettbewerb in vielen Branchen veränderten, überstieg bei weitem die Anpassungsfähigkeit der bestehenden Praktiken.

Dabei ermöglicht SAFe® es jeder Organisation, die kombinierten Vorteile der Frameworks Agile, Lean und DevOps individuell zu implementieren und zu konfigurieren. Das ist praktisch, allerdings tun sich viele Unternehmen aus vielen Gründen schwer mit der Umsetzung: In einem Fall sind die Führungskräfte und die Mitarbeiter*innen nicht bereit, bestehende Verhaltensweisen und Praktiken zu ändern. In einem anderen Fall haben sie Bedenken, dass SAFe® nicht auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten und konfiguriert werden kann. Oder sie haben das Gefühl, dass es an Anleitung oder Unterstützung mangelt. Es gibt sicher noch weitere Beispiele für andere Bedenken oder Missverständnisse. Doch das muss nicht sein!

Den Wald vor lauter Bäumen oder: die Agilität vor lauter Jira-Plugins nicht mehr sehen

Wenn du den Atlassian Marketplace aufrufst und einfach nach "agil" suchst, erhältst du über 260 Ergebnisse. Leider ist nicht jedes dieser Ergebnisse eine vollwertige Agile-at-Scale-Lösung für Jira.

Nichtsdestotrotz werden dir sicherlich einige Tools, die dir als Antwort auf deine Suchanfrage angezeigt werden, bekannt vorkommen. Als Scrum Master oder Mitarbeiter*in in einer agilen Organisation hilft dir das große Angebot allerdings auch nicht weiter bei der Frage: “Wie kann ich SAFe® richtig implementieren und gleichzeitig die Tools verwenden, mit denen mein Team und ich bereits vertraut sind, also Jira und Confluence?”

Wir wollen ehrlich zu dir sein: Auch wir können diese Frage nicht für dich beantworten. Was wir aber können ist, dir fundierten Input geben, der dir bei der Beantwortung helfen kann! Denn wir haben uns mit einigen unserer Kunden über ihre Erfahrungen ausgetauscht, die sie auf der Suche nach einem Tool, um SAFe® in Jira abzubilden, gemacht haben. Im Folgenden lassen wir dich an ihren und unseren Erfahrungen teilhaben.

Kommen dir diese Probleme auch bekannt vor?

Die Erfahrungsberichte unserer Kunden, die auf der Suche nach einer Software waren, um eine skalierte agile Lösung in von Jira zu integrieren, weisen einige Parallelen auf. So haben sie etwa vermehrt zu Software gegriffen, die eigentlich für einen anderen Zweck gedacht war, zum Beispiel für die Diagrammerstellung. Kommt dir das bekannt vor? Vielleicht erkennst du dich und deine Firma auch in einem der anderen drei Probleme wieder.

Problem 1: Übertragung von Planungsprozessen aus einem Whiteboard-Tool in Jira
Wenn dein endgültiger PI-Plan in Jira übertragen werden soll, müssen die Notizen deines Whiteboard-Tools manuell in Jira-Tickets umgewandelt werden. Ebenso verhält es sich mit den Pfeilen, die die Abhängigkeiten zwischen diesen Notizen markieren – auch sie müssen dann manuell in Jira-Links umgewandelt werden usw.

Von Haus aus gibt es keine Diagramm-Applikationen, die man für das PI-Planning verwenden könnte und mit denen man diese Informationen in Jira importieren oder konvertieren kann, wobei alle Abhängigkeiten automatisch erstellt werden. Wie du siehst, ist in diesem Prozess viel manuelle Arbeit zu leisten, was wiederum Zeit und Ressourcen frisst. Außerdem besteht die Gefahr, dass bei der manuellen Synchronisierung von Daten versehentlich wichtige Informationen ausgelassen werden. Und schließlich müssen zwei Tools (Jira und die andere Anwendung) lizenziert werden.
Kurz gesagt: Es gibt keine Möglichkeit, die Abhängigkeiten in Jira selbst zu visualisieren - zumindest nicht ohne Agile Hive (aber dazu kommen wir später).

Problem 2: Kein Überblick über den Fortschritt innerhalb eines ART
Was meinen wir damit? Kunden haben berichtet, dass es Situationen gibt, in denen Daten nicht richtig aggregiert werden, sobald sie in Jira eingebracht werden und/oder die Gesamtgeschwindigkeit nicht angezeigt wird. Dadurch kann es extrem schwierig werden, den aktuellen Status zu bestimmen und dann die weitere Entwicklung zu planen.

Problem 3: Berichte werden manchmal in einem anderen Tool erstellt
Nehmen wir einmal an, dass sich deine Planungsdaten jetzt in Jira befinden. So weit, so gut. Aber du hast Schwierigkeiten, den Fortschritt innerhalb eines ART zu bestimmen, weil deine Software nicht die Berichte liefert, die du und deine Teams benötigen. Daher nutzt du ein drittes Tool für die Berichterstattung, z. B. Power BI oder Google Data Studio. Allerdings erhöht das erneut den Arbeitsaufwand und die Fehleranfälligkeit.

Oh je – all das fühlt sich nicht sonderlich agil an. Doch es geht auch anders! Wenden wir uns daher einer vollständigen und voll integrierten "SAFe® in Jira"-Lösung zu: Agile Hive.

Dürfen wir vorstellen: Agile Hive

Fakt ist: Der Übergang zu "SAFe® in Jira" verläuft leider mit einigen der oben genannten Tools nicht so reibungslos, wie sich das so manches Unternehmen wünscht. Doch betrachten wir die beschriebenen Probleme jetzt noch einmal näher – und schauen wir uns an, ob und wie Agile Hive hier Abhilfe schaffen kann.

Lösung für Problem 1: Übertragung von Planungsprozessen
Der Anfang ist leicht, denn eine Übertragung von A nach B ist nicht notwendig: Innerhalb von Agile Hive arbeitest du direkt in Jira. Im Grunde werden keine Daten übertragen, du gibst alles in Jira selbst ein und planst es, wobei dir Agile Hive im Wesentlichen als Kanal dient. Das Organisieren von Abhängigkeiten ist damit ein Kinderspiel!

Lösung für Problem 2: ART-Fortschritt
Mit Agile Hive hast du mit nur wenigen Klicks Zugriff auf die wichtigsten Kennzahlen, die du für das PI deines ART verfolgen musst.

Diese Kachel zeigt dir einfach zu lesende Metriken und deren Fortschritt an:

Velocity – Hier wird die Velocity der letzten fünf Sprints des Team-ART angezeigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Sprint in einem vergangenen PI liegt.

SP Burned (Story Points burned) – Vergleich zwischen geplanten und abgeschlossenen Story Points der Teams innerhalb des ART. Der Fortschritt wird zudem in Prozent angezeigt.

Days Passed – Zeigt an, wie viele Tage das PI insgesamt umfasst und wie viele bereits vergangen sind.

Business Value – Die Generierung des Business Value wird auf Basis des geplanten und des tatsächlichen Business Value der PI-Ziele jedes Teams berechnet.

Load vs. Cap (Load vs. Capacity) – Vergleich zwischen allen geplanten Story Points und der ART-Kapazität.

Mit der ART-PI-Übersicht siehst du alle geplanten ART-Issues auf einen Blick . Die übergeordneten Issues werden ebenfalls angezeigt und können eingeklappt werden. Die Issues ohne übergeordnetes Thema werden in der Gruppe "Independent Issues" kategorisiert. Der Fortschritt (in Prozent) sowie die geplanten, offenen und abgeschlossenen Story Points sind Zeile für Zeile sichtbar. Der Gesamtfortschritt wird in der letzten Gesamtzeile angezeigt.

Lösung für Problem 3: Ein anderes Werkzeug für die Berichterstattung
Das leistungsstarke, einfach zu bedienende Echtzeit-Reporting ist direkt in Agile Hive integriert. So zeigen dir die ART-Reports beispielsweise eine automatisierte Ansicht aller relevanten Informationen über einen Agile Release Train in einem bestimmten PI. Dabei bestehen die ART-Reports von Agile Hive aus einem PI-Auswahl-Dropdown und den folgenden fünf Kacheln:

ART-Mitglieder

Gesamter ART-PI-Fortschritt

ART-PI-Übersicht

ART-PI-Ziele

ART-Risiken

Die Agile Hive Portfolio Reports zeigen eine automatisierte Ansicht der relevanten Informationen über ein Portfolio. Es müssen keine Daten exportiert und dann wieder in ein anderes Tool importiert werden. Auch ist keine Verknüpfung oder Verwendung von APIs erforderlich, um Informationen zwischen deiner Jira-Instanz und einem anderen Tool zu übertragen. Es ist alles direkt vorhanden, an einem Ort.

Den besten Weg zu SAFe® – wir finden ihn gemeinsam

Wir wissen – die Implementierung von SAFe® kann einschüchternd wirken. Doch mit den richtigen Tools und vor allem dem richtigen Partner muss das nicht sein! Ob die Transformation noch am Anfang steht, oder bereits auf die nächste Ebene skalieren werden soll: Wir evaluieren gemeinsam jeden Schritt, beraten rund um Methoden sowie den Einsatz geeigneter Tools und begleiten durch den kompletten Prozess. Unser Know-how rund um die Einführung von Agile Hive, Jira und Jira Align verknüpfen wir für ein optimales Ergebnis mit dem Expertenwissen von KEGON, Deutschlands führendem SAFe-Partner und SAFe® first-mover in Europa.

Nimm einfach Kontakt zu uns auf – wir freuen uns darauf, dich auf deinem Weg der Transformation zu unterstützen!

Weiterführende Informationen

5 Aspekte, wie Agile Hive mit Atlassian Jira die SAFe-Transition unterstützt
Veränderungen als Chance: Wie man mit den richtigen Tools agil skaliert
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