So leicht organisierst du deine Beratungsprojekte in Jira – mit Templating.app

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Vielleicht ist es dir auch schon aufgefallen, dass immer mehr Teams Atlassian Jira nutzen. Ursprünglich war Jira mal für Entwicklungsteams gedacht, damit sie ihre Bugs tracken können. Inzwischen hat es sich zu einem organisationsweiten Tool entwickelt, mit dem Projekte sowohl in kleinen Teams als auch teamübergreifend verwaltet werden können. Und siehe da – mittlerweile ist Jira aus vielen Prozessen nicht mehr wegzudenken.

So auch in der Beratung, einer Branche, die in fast allen Wirtschaftszweigen vertreten ist. Beratungstätigkeiten können sich stark voneinander unterscheiden, aber sie haben alle gemeinsam, dass sie dem Kunden Wert liefern. Das kann durchaus komplex werden, daher ist es wichtig, den Überblick über die geleistete Arbeit zu behalten. Eine Projektverwaltungssoftware wie Jira ist da unerlässlich. Doch da geht noch mehr!

Jira ist schon einmal ein guter Anfang

Als Projektverwaltungssoftware mit vollständigen Anpassungsmöglichkeiten ist Jira perfekt dafür geeignet, Teams bei der Durchführung von Beratungsprojekten zu unterstützen. Egal, welches Abonnement (Free, Standard, Premium oder Enterprise) du hast, dir stehen die Kernfunktionen zur Verfügung. Letztendlich hängen die Aufgaben, die du zu deiner Arbeit hinzufügst, von den Beratungsprojekten ab, die du durchführst.

Unabhängig von Arbeit und Umfang hat es sich bewährt, Jira-Projekte nach Teams zu organisieren. Als Project Owner kannst du Epics oder einen anderen, von dir in der Hierarchie angepassten Issue-Typ (nur Premium- und Enterprise-Tarife) verwenden, um die gesamten erforderlichen Schritte für ein Beratungsprojekt zu erfassen. Wie das aussehen kann, zeigen wir dir in unserem Beispiel mit dem Epic "Waterfallers Anonymous Agile Delivery", einem fiktiven agilen Beratungsprojekt für das Unternehmen "Waterfallers Anonymous".

Auf dem obigen Screenshot halten wir einige Meta-Informationen über das agile Beratungsprojekt fest. Das Epic dient als übergeordnete Instanz, in der alle Aufgaben und Infos abgebildet werden, sodass wir unsere gesamte Arbeit an einem Ort organisieren.

Sobald wir ein paar Projekte durchgeführt haben, werden wir feststellen, welche von ihnen am besten gelaufen sind. Dann können wir diese Aufgaben als eine Art Vorlage für die Arbeit mit neuen Kunden verwenden. Das bedeutet, dass wir im Laufe der Zeit eine Reihe von Best Practices entwickeln können, die uns helfen, unseren Erfolg von einem Kunden zum nächsten zu übertragen.

Diese Vorgehensweise ist zwar eine großartige Möglichkeit, unsere ersten Projekte zu organisieren, aber: Sobald unser Kundenstamm wächst und weitere Projekte hinzukommen, wird es umso mühsamer, für jeden Kunden manuell dieselben Aufgaben zu erstellen. Wenn es eine Möglichkeit gäbe, diese Aufgaben automatisch anzulegen, könnten wir viel Zeit sparen und uns auf den produktiven Teil des Projekts konzentrieren statt auf die administrativen Arbeiten.

Genau hier kommt Templating.app ins Spiel!

Immer wieder die gleichen Aufgaben zu erstellen, ist zeitaufwendig, repetitiv und mühselig. Aus genau diesem Grund haben wir die App Templating.app für Jira Cloud entwickelt.

Mit Templating.app kannst du eine beliebige Anzahl von Vorlagen anlegen, die es dir ermöglichen, eine Gruppe oder mehrere Gruppen von Vorgängen auf Knopfdruck automatisch zu erstellen. Lass uns dir anhand unseres Beispiels der Beratung für “Waterfallers Anonymous” zeigen, wie das funktioniert.

Schritt 1: Erstelle deine Vorlage

Um mit Templating.app zu beginnen, bitte zuerst deinen Instanz-Admin, eine Testversion im System zu installieren (außer du bist selbst ein Site-Admin, dann kannst du dies natürlich selbst tun).

Sobald die App installiert ist, siehst du dann die Option "Issue Templates" im Dropdown-Menü "Apps" am oberen Rand der Jira-Navigation. Hier ist dein Startpunkt für die Erstellung und Verwendung von Vorlagen.

Bleiben wir bei unserem Beispiel der Beratungsprojekte, können wir eine Vorlage für unseren Standardansatz für agile Beratung hinzufügen.

Um das zu tun, klickst du auf der Startseite der Issue-Vorlagen auf "Create template".

Wähle das Projekt, in dem du die Vorgänge erstellen möchtest, und gib deiner Vorlage einen Namen (keine Sorge, deine Vorlage ist nicht auf ein bestimmtes Projekt beschränkt). Wenn du der Vorlage eine Beschreibung und einen Untertitel hinzufügen möchtest, kannst du das hier ebenfalls tun.

Alles fertig eingegeben? Dann klicke auf "Create".

Und nun folgt der interessante Teil, denn jetzt kannst du deine Vorgänge zu deiner Vorlage hinzufügen! Da wir in diesem Beispiel die Standardversion von Jira verwenden, passen wir Epics als übergeordnetes Issue an, das alle Aufgaben für das Projekt enthält. Von dort aus können wir unsere Projektaufgaben in die Vorlage einfügen.

Wenn wir nun ein neues agiles Beratungsprojekt beginnen, können wir einfach alle Aufgaben für dieses Projekt aus unserer Vorlage erstellen. Das ist großartig und spart uns eine Menge Zeit bei der Erstellung von Issues, aber leider läuft es auf diese Weise noch nicht ganz rund. Wie du vielleicht schon vermutet hast, wird jeder Vorgang in allen Projekten identisch sein und es folglich erschweren, die Issues des Projekts voneinander zu unterscheiden. Doch das lässt sich mit Schritt zwei ganz einfach ändern!

Schritt 2: Füge deine Variablen hinzu

Wenn wir unsere Vorgänge innerhalb der einzelnen Projekte voneinander unterscheiden wollen, müssen wir konkrete Unterscheidungsmerkmale auf sie anwenden. Das offensichtlichste Unterscheidungsmerkmal zwischen den Projekten ist der Name des Kunden. Darüber hinaus lassen sich beispielsweise auch die Deadline oder die Projektleitung heranziehen.

Wie können wir dies nun in unsere Vorgangsvorlage einbauen? Auch dafür hat Templating.app eine nützliche Funktion! Wir können ganz einfach eine Variable für jedes unserer charakteristischen Projektmerkmale erstellen.

Um eine Variable in einer Vorlage anzulegen, klicke auf die Schaltfläche "Form & Variables" auf der linken Seite der Seitenleiste deiner Vorlage.

Von hier aus kannst du deine Variablen erstellen. Wie im Screenshot unten zu sehen ist, können Variablen sieben unterschiedliche Formen haben. Für die Variablen unseres Beispiels wählen wir “Text input” für den Kundennamen, “User picker” für die Projektleitung und “Date picker” für die Deadline des Projektes.

Sobald du deine Variablen erstellt hast, kannst du sie unter "Issues" der gewünschten Vorgangsvorlage hinzufügen.

Wir werden unsere Variable “Project Lead” verwenden, um das Feld “Assignee” auszufüllen. Wir können auch unsere Variable “Customer Name” verwenden, um die Felder “Summary” und “Customer Name” auszufüllen. Wenn wir fertig sind, könnte unsere Issue-Vorlage wie folgt aussehen:

Wenn wir unsere Vorlage schließlich verwenden, werden wir aufgefordert, den Kundennamen, die Projektleitung und die Projekt-Deadline einzugeben.

Nachdem du auf die Schaltfläche "Submit" geklickt hast, hast du es geschafft: Nun kannst du sehen, dass Templating.app erfolgreich deine Vorgänge in deinem Projekt erstellt, so wie unten in unserem Beispiel.

Die Steilvorlage für erfolgreiche Beratungsprojekte

Wenn du Beratungsprojekte jeglicher Art in Jira verwaltest und dich dabei ertappst, dass du für jeden Kunden die immer gleichen Aufgaben erstellst, dann könnte Templating.app die ideale Unterstützung in deinem Arbeitsalltag sein!

Probiere es doch mal aus – Templating.app kannst du ganz einfach kostenlos auf dem Atlassian Marketplace testen. Wenn du Hilfe benötigst oder Verbesserungsvorschläge hast, zögere nicht und schreibe uns eine E-Mail oder buche eine kostenlose Demo!

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